Die Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice und die überwiegende Verwendung digitaler Kommunikationsplattformen haben Mitarbeiter*innen wie auch Unternehmer*innen gleichermaßen vor Augen geführt, wie schwierig und problembehaftet Kommunikationsprozesse ablaufen können. 

Jetzt wo die Tendenz wieder zurück vom Homeoffice an den betrieblichen Arbeitsplatz geht, nimmt die Bedeutung ausgewiesener Kommunikationszonen in den Unternehmen wieder zu.

Die 2016 im Auftrag vom Industrieverband Büro und Arbeitswelt und der ORGATEC Köln veröffentlichte, dritte New-Work-Order-Studie zeigt:  Arbeitswelten werden erst zu Lernwelten, wenn mit bestehenden Strukturen gebrochen wird und ein Umfeld entsteht, das Raum für neue Formen der Kommunikation bietet. Büros müssen zu einem Ort der Kommunikation werden. Dies sollten Unternehmen unbedingt in ihrer Raum- und Einrichtungsplanung berücksichtigen, um zukunftsfähig aufgestellt zu sein. 

Um den Austausch zwischen den Mitarbeiter*innen zu vereinfachen und zu fördern ist es sinnvoll, spezielle Kommunikationszonen im Unternehmen einzurichten, also besondere räumliche Bedingungen, in denen Kolleg*innen auch abseits des Schreibtischs miteinander ins Gespräch kommen können.

Diese Kommunikationszonen bieten viele Vorteile für Mitarbeiter*innen und Unternehmen:

• Rückzugsmöglichkeiten bspw. zum Telefonieren

• Möglichkeiten zum Abhalten von Workshops und Brainstormings

• Ein kleiner Tapetenwechsel führt oft auch zu einem Perspektivwechsel und neuen frischen Ideen

• Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen lernen sich besser kennen und können sich in lockerer Atmosphäre austauschen (Teambuilding)

• Sekundärzonen sind oft der Geburtsort neuer und innovativer Projekte

• Beim informellen Arbeiten herrscht mehr Offenheit, hier werden Probleme klarer benannt oder kreativere Lösungsansätze diskutiert als bei geplanten Meetings

Ziel ist es, dass sich Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Abteilungen produktiv und in angenehmer Atmosphäre austauschen können. Davon profitieren Mitarbeiter*innen und Unternehmen beidseitig, insbesondere wenn Expert*innen sich untereinander austauschen und gemeinsame Lösungen entwickeln. Dabei geht es weniger um geplante Meetings, sondern vielmehr um einen spontanen Austausch in lockerer Arbeitsatmosphäre, was oft auch als erfrischende Pause empfunden wird.

Damit jedoch andere Kolleginnen und Kollegen von der offenen Kommunikation nicht gestört werden, kommt es auf eine intelligente Umsetzung an. Dafür gibt es verschiedenste Möglichkeiten: Angefangen bei einer gemütlichen Kaffeebar, über bequeme Sitzecken bis hin zu grünen Inseln mit üppiger Bepflanzung. Manche Büros bieten sogar eigene Themenwelten, die eine spektakuläre und abwechslungsreiche Atmosphäre erzeugen. Ein integrierter Schall- und Sichtschutz ist vor allem bei Großraumbüros sinnvoll, ebenso wie ein angenehmes Raumklima.

Besonders wenn in Unternehmen die Kommunikation verbessert werden soll, ist es ratsam, diese Chance optimal zu nutzen und mithilfe von Expert*innen ein ganzheitliches Konzept für die Einrichtung  professioneller Kommunikationszonen zu entwickeln. Genau auf diese Bedürfnisse hat sich beispielsweise myworkspace by Staples spezialisiert. Für Arbeitnehmer*innen bietet das Ranking der Plattform Great Place to Work außerdem eine gute Übersicht an Unternehmen, die u.a. für eine innovative Arbeitsplatzgestaltung ausgezeichnet wurden.

Fakt ist: Kommunikationszonen wirken sich positiv auf das kollegiale Miteinander, Kommunikationsabläufe sowie kreative Arbeitsprozesse in Unternehmen aus. Wichtig bei der Umsetzung und Gestaltung dieser Zonen ist vor allem ein ganzheitliches Konzept: Das Design muss mit einer guten Akustik und moderner Technik zum Arbeiten harmonieren. Dafür kann es sich auch lohnen, Expert*innen für Kommunikationszonen mit ins Boot zu holen.

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